Du har én sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk

Vi har alle kjent på følelsen av det å være den nye på jobb. Nye inntrykk skal bearbeides, systemer og kollegaer skal utforskes, og mye skal læres. Som arbeidsgiver er det viktig å anerkjenne at denne fasen er en viktig del av ansettelsen, og at mye kan gå galt om du overlater oppstarten til tilfeldighetene.

Undersøkelser viser at en god onboarding bidrar til at ansatte blir lengre i jobben, trives bedre og presterer bedre. Les mer om dette her. Familie, venner og bekjente lurer selvsagt hvordan det går i den nye jobben, og med en god onboarding får du en gylden mulighet til å skape gode ambassadører, allerede før din nye ansatt er i full operativ drift.

Vi sier ofte at onboarding er avslutningen på rekrutteringsprosessen og starten på et spennende og innholdsrikt arbeidsforhold.

Fra fysisk til digital onboarding

Alle ble vi vant med begrensninger når det gjelder fysiske møter under utbruddet av coronaviruset. Vi ble nødt til å tenke annerledes rundt samhandling og møter. Før du går i gang med onboardingen anbefaler vi at du tar en gjennomgang av dine digitale samhandlingsverktøy, om du ikke allerede har gjort det. Hvilke verktøy kan du bruke, og hvilken effekt vil de ulike mulighetene gi? Hvordan kan du best utnytte dine digitale fortrinn for at din nye kollega skal føle seg velkommen, motivert og ivaretatt? Med digitale systemer og en digitalt bevisst organisasjon vil du raskt kunne introdusere en nyansatt for både teammedlemmer, informasjonsflyt og arbeidsverktøy.

start tidlig nok

Tiden fra en person har signert arbeidsavtalen og frem til oppstart kan strekke seg over flere måneder. Dette er en tidsluke som bør benyttes godt. Gjøres det riktig vil det være med på å gi den ansatte et godt inntrykk av selskapskulturen, og ikke minst bygge oppunder ditt employer brand. I tillegg er det viktig at du gir organisasjonen tid til å forberede seg på å ta i mot en ny medarbeider, for det er mye som bør være på plass til oppstart. Vi kaller denne fasen for «pre-boarding».

Under preboarding bør interne ressurser bruke tiden på å sikre at systemer, adganger, utstyr og tilganger er klart til oppstartsdato. Desto mer som er klargjort og tilrettelagt før første arbeidsdag, jo fortere vil den ansatte bli produktiv og bidra til å skape verdier i selskapet. Ikke vent i det lengste med å bestille pc og mobil, installere programmer eller få andre essensielle arbeidsverktøy på plass.

Videre bør faglig dokumentasjon, nødvendig informasjon, plan for møter med nøkkelpersoner og eventuelle opplæringsprogram være klare. Jo tidligere du har alt dette på plass, jo bedre.

Glem heller ikke å inkludere deres kommende kollega når det kommer til sosiale happenings, enten de er digitale eller fysiske. Dette kan for eksempel være et Teams-møte, en Zoom-Kahoot, kaffe eller lunsj med avdelingen, et møte med mentoren, eller lukkede sosiale mediekanaler.

Deltar dere på fellesmøter, faglige samlinger eller seminarer? Hør med den nyansatte om hen har anledning til å delta. Loop gjerne den nyansatte inn i viktige bedriftsoppdateringer, send en mail eller ring på videochat for å fortelle at dere gleder dere til at hen er på plass. Dette vil bidra til å bygge tilhørighet og lojalitet.

.

Sjekkliste for hva du bør huske på i tiden frem til første arbeidsdag:

• Send ut informasjon om nyansettelsen, enten via e-post, andre interne kanaler, eller ta det muntlig via videochat eller på telefon.
  
  
• Gjør klar pc, telefon, e-postkonto, og tilgang til alle nødvendige systemer - og få dette sendt hjem til den nyansatte.
  
  
• Lag adgangskort, dersom det er aktuelt.
  
  
• Klargjør arbeidsplassen.
  
  
• Lag en plan for oppstarten og book inn digitale møter med nøkkelpersoner.

Som leder bør du holde den nyansatte jevnlig oppdatert med daglige videomøter i den første tiden. 

90 dager på å overbevise

Så er dagen kommet. Første arbeidsdag i ny jobb – i nytt selskap.

Forventningene er sannsynligvis, enten du liker det eller ikke, høye. Du har inntil et kvartal på deg til å sørge for at forventningene som ble etablert underveis i rekrutteringsprosessen, representerer den virkelige hverdagen. Undersøkelser viser nemlig at de fleste nyansatte bestemmer seg i løpet av de første 90 dagene på om dette er et sted de ønsker å fortsette, eller ikke.

En god onboardingprosess er en prosess som har blitt testet, justert og fintunet over lengre tid, men vi må alle begynne et sted. Lag en plan og sett onboardingen i system. Da sikrer du lik praksis ved like ansettelser.

Den første uken bør den nyansatte få bruke tiden til å bli kjent med organisasjonen, avdelingen, nøkkelpersoner, ambisjonene, verdiene, målsetningene og systemene – for å nevne noe. Om bedriften primært jobber hjemmefra, bør planen tilpasses digitalt deretter.

Som leder bør du sette av tid til å gå igjennom prioriteringer og ansvaret som ligger i stillingen sammen med din nye medarbeider. Forklar godt hvordan dere jobber, hva som er forventningene til den nyansatte og sett av nok tid til å svare på alle spørsmål som måtte dukke opp. Hva slags opplæring den nyansatte trenger er avhengig av mange faktorer, så dette må tilpasses den enkelte.

Er det mange som begynner innenfor samme tidsrom, kan det være lurt å ha et felles opplegg hvor de sammen får grunnleggende informasjon om selskapet, markedet, lover og regler, retningslinjer, ambisjoner, verdier, merkevare, interne systemer, HR, praktiske ting, personalhåndboken, med mer. Dette vil skape ferske relasjoner på tvers av organisasjonen som vil være positivt på lang sikt.

Mange virksomheter har valgt å ha en fadder- og/eller mentorordning. Dette er en effektiv måte å integrere den nyansatte i virksomhetens organisasjonskultur, både den formelle og den uformelle. Fadderens ansvar kan være å svare på praktiske spørsmål som systemer og rutiner, passe på at den nyansatte blir inkludert i daglige sosiale sammenkomster som lunsj og kaffepauser, og fasilitere for nettverksbygging – både internt og eksternt.

En god start

En god onboarding trygger medarbeideren og bygger oppunder inntrykk som ble gitt i ansettelsesprosessen. En god onboarding skaper gode ambassadører for selskapet og er med på å bygge selskapets employer brand.

Og ikke minst; en god onboarding gir en god start.

For både deg og din nye medarbeider.

8 tips til den digitale forberedelsen

• Bestill utstyr fra din IT-leverandør og lever hjem til den ansatte i stedet for å levere til kontoret. Book inn et møte mellom IT og den nye ansatte på oppstartsdato, slik at man gjennomgår det tekniske oppsettet så tidlig som mulig. Sjekk på forhånd at den ansatte har alle tilganger, systemer og verktøy, og at dette fungerer som forventet.
  
  
• I stedet for å sende ut en velkomstmail til den nye ansatte, kan du gjerne sende en egenkomponert video, eller ønske velkommen via Teams/Slack/Zoom eller lignende. 
  
  
• I tillegg til å sende ut en mail til organisasjonen om at det er ansatt en ny medarbeider, inviter inn til en kort videochat hvor nærmeste leder introduserer den nye ansatte for organisasjonen, eller la den nyansatte presentere seg selv.
  
  
• Bestill lunsj for hjemlevering til den ansatte slik at denne har det på det første avdeling/teammøtet dere kjører via videochat. Dette er en skikkelig innertier! 
  
  
• Flytt all opplæring, informasjonsmøter og «bli-kjent»-møter på digitale plattformer for enklere og smidigere gjennomføring.
  
  
• Bruk en mentor/fadder ordning slik at den nyansatte raskt blir operativ og kjent med bedriften.
  
  
• Kommuniser tidlig forventninger til den nyansatte og ha gjerne en plan for både første uke, første måned og første kvartal. 
  
  
• Digitale verktøy i møtesammenheng er en flott måte for en nyansatt å bli kjent med ansikter og navn. I realiteten går vi alle rundt med navneskilt på oss når vi har videomøter. Flaks for alle som er dårlige på navn!