10 tips for å lykkes med medarbeiderundersøkelsen
En fornøyd ansatt er en ansatt som vil bli, som liker jobben sin og som søker stadige forbedringer. For å beholde disse talentene og utvikle selskapet videre, er medarbeiderundersøkelsen ofte et viktig verktøy.
En guide til medarbeiderundersøkelsen
Ansattes forventninger til arbeidsplassen er i kontinuerlig endring. Dine medarbeidere utvikler seg fortløpende, og både får og søker ny input. De ansatte engasjeres ikke nødvendigvis alltid av daglige gjøremål, og det er her du som arbeidsgiver kommer inn. Ved å effektivt motivere og engasjere den ansatte, vil den ansatte bruke sitt engasjement til fordel for organisasjonen.
Medarbeidere har behov for å uttrykke seg både åpent og konfidensielt – og det er opp til deg å sørge for tilgjengelige kommunikasjonsplattformer, som kan gi god og konstruktiv innsikt. Men selv i virksomheter som er gode på åpenhet og tillit, er det begrenset hva man klarer å fange opp i åpne forum.
Et viktig virkemiddel for bedriftens suksess
En god medarbeiderundersøkelse er derfor et godt virkemiddel for å ta pulsen på organisasjonen på en konfidensiell og strukturert måte. På den måten får du konkrete innspill og kan jobbe med å videre prioritere forbedringstiltak. Gjort riktig kan undersøkelsen skape økte verdier, hvilket er et godt innsalgspunkt internt.
Det kan gå med noen timer på å velge undersøkelse, forberedelser, gjennomføring og etterarbeid, men det er viktig med gode forberedelser og å sette av den tiden som kreves. En halvveis tilnærming til jobben fungerer ikke; hele organisasjonen bør gi jernet og jobbe sammen for å gjennomføre en god prosess.
Det er derfor viktig at du har en konkret plan for undersøkelsen. Vi anbefaler at du setter opp en oversikt over bedriftens forbedringsområder, og lønnsomheten av å forbedre disse områdene. Vær så konkret som mulig, og sett gjerne opp målsettingen i kroner og øre. Hvilken avkastning forbedringene vil gi, kan være avgjørende for opplegget rundt medarbeiderundersøkelsen.
For at undersøkelsen skal gi optimal effekt, er det dog viktig å presisere at du benytter den proaktivt, og ikke reaktivt. En slik undersøkelse vil gi et realistisk bilde av nå-situasjonen, en indikasjon på status i bedriften, og en pekepinn på hva som bør justeres for å lykkes. Undersøkelsen vil gi et godt utgangspunkt for innsikten du trenger for å sette opp tiltak til forbedring.
Viktige svar i urolige tider
Siden undersøkelsen måler arbeidstilfredshet, er den spesielt viktig i urolige tider, som nå under coronakrisen. Medarbeiderens kompetanse, kunnskap og ideer er viktig for at bedriften skal kunne lykkes, men da er det også desto viktigere at denne kompetansen beholdes. En sterk bedriftskultur kjennetegnes av sammenfallende holdninger, sterkt samhold, positivitet og et felles ønske om å lykkes. Disse viktige grunnpilarerene må ivaretas også i vanskelige tider, når behovet for fellesskap står sterkere enn noen gang. Med fokus på medarbeideren og kulturen i selskapet kan selskapet oppnå en styrt positiv utvikling, og motivere til videre drift.
Den forretningsmessige verdien av å avholde medarbeiderundersøkelser kan forsterkes ytterlige om det samtidig kjøres andre sammenlignbare undersøkelser, som for eksempel kundeundersøkelser. Samkjøring av slike undersøkelser kan på den måten brukes til å dokumentere sammenhengen mellom trivsel, lederskap, adferd, holdninger og den enkelte avdelings resultater. Ved å gjenta målingene dokumenteres også verdien og kvaliteten av virksomhetens investeringer i initiativer og prosjekter relatert til mennesker.
Medarbeiderundersøkelsen skal bidra til å skape engasjement blant dine ansatte, øke produktivitet, redusere oppsigelser og skape god arbeidskultur. Undersøkelsen måler medarbeidernes utslagsgivende opplevelse av organisasjonen som arbeidsplass.
Det er viktig at du avholder jevnlige undersøkelser. En årlig medarbeiderundersøkelse, basert på enkle meningsmålinger er ikke tilstrekkelig for å skape engasjement blant medarbeiderne. Dette må gjøres kontinuerlig, nettopp for å fange opp hvilke trender som endrer seg underveis.
Det høres kanskje tid- og kostnadskrevende ut, men det er fullt mulig å finne gode og enkle system for undersøkelser. Selv benytter vi flere ulike systemer, blant annet et kostnadseffektivt system som kalles "&Frankly". Resultater fra systemet trenger ikke bearbeides av ekstern part - lederene i bedriften kan fint håndtere dette selv, og gir den viktige inputen du behøver på jevnlig basis.
Som vi nevnte innledningsvis så vil den ansatte bruke sitt engasjement til fordel for organisasjonen, dersom du legger til rette for det, og med medarbeiderundersøkelsen kan du oppdage områder for økt produktivitet, fange opp nye ideer og tilrettelegge for god arbeidskultur.
Happy ansatt, happy bedrift!
10 TIPS & RÅD
Med en god medarbeiderundersøkelse går du fra antagelser til faktisk kunnskap, og da blir det også letter å konkretisere hvilke områder av forretningen som bør evalueres og utvikles. Negative tilbakemeldinger er positivt, for det gir grunnlag for forbedring. Lytt til tilbakemeldingene du får, og konverter innsikt om til konkrete utviklingstiltak!
Her kommer noen av våre beste tips til hvordan du kan gjennomføre en god medarbeiderundersøkelse:
- Sørg for å tidlig involvere ledelsen, slik at dere er samstemt med tanke på overordnede mål og kostnadsbilde.
- Ha et klart formål og konkretiser dine mål. Spørsmålene bør tilpasses virksomhetens strategi.
- Samkjør med andre undersøkelser i virksomheten, som for eksempel kundeundersøkelser. Knytt spørsmålene opp mot samme målsettinger.
- Sett opp en plan for utsendelse, datainnsamling, og analyse av dataen. Skal du gjøre dette selv, eller leie inn en ekstern part? Husk at kostnadene du sparer ved å kjøre prosessen inhouse vil påvirke produksjonen din.
- Jobb med spørsmålene dine. Det er viktig at spørsmålene ikke oppfattes som uviktige eller irrelevante. Da daler engasjementet og kvaliteten på svarene reduseres.
- Legg en plan for oppfølging. Hva skal du konkret gjøre med svarene og hvordan skal du jobbe med resultater? Sørg for at du har dette som en del av din plan for året, og følger opp på jevnlig basis.
- Vær transparent. Del dine funn med virksomheten, og legg frem hvilke områder dere prioriterer å jobbe med.
- Jobb ut handlingsplaner og mål for den enkelte avdeling (eller leder) basert på funnene fra medarbeiderundersøkelsen. Gjør avsjekk og sørg for at dette blir fulgt opp.
- Samle tilbakemeldinger fra medarbeiderne på selve undersøkelsen. Hvordan opplever de undersøkelsen – kan noe forbedres til neste gang? Frister det til gjentakelse? På den måten kan også undersøkelsen forbedres.
- Du kan måle mye, men velg parametere som underbygger undersøkelsens hensikt og målene du har satt deg. Ha en plan for etterarbeidet, for det er tross alt her du skal bearbeide dataen du har hentet inn.
Med god dialog i etterkant er vi sikre på at du med medarbeiderundersøkelsen vil legge grunnlaget for videre utvikling i selskapet.
