Vi har alle kjent på følelsen av det å være den nye på jobb. Nye inntrykk skal bearbeides, systemer og kollegaer skal utforskes, og mye skal læres. Som arbeidsgiver er det viktig å anerkjenne at denne fasen er en viktig del av ansettelsen, og at mye kan gå galt om du overlater oppstarten til tilfeldighetene.
Undersøkelser viser at en god onboarding bidrar til at ansatte blir lengre i jobben, trives bedre og presterer bedre. Les mer om dette her. Familie, venner og bekjente lurer selvsagt hvordan det går i den nye jobben, og med en god onboarding får du en gylden mulighet til å skape gode ambassadører, allerede før din nye ansatt er i full operativ drift.
Vi sier ofte at onboarding er avslutningen på rekrutteringsprosessen og starten på et spennende og innholdsrikt arbeidsforhold.
Alle ble vi vant med begrensninger når det gjelder fysiske møter under utbruddet av coronaviruset. Vi ble nødt til å tenke annerledes rundt samhandling og møter. Før du går i gang med onboardingen anbefaler vi at du tar en gjennomgang av dine digitale samhandlingsverktøy, om du ikke allerede har gjort det. Hvilke verktøy kan du bruke, og hvilken effekt vil de ulike mulighetene gi? Hvordan kan du best utnytte dine digitale fortrinn for at din nye kollega skal føle seg velkommen, motivert og ivaretatt? Med digitale systemer og en digitalt bevisst organisasjon vil du raskt kunne introdusere en nyansatt for både teammedlemmer, informasjonsflyt og arbeidsverktøy.
Tiden fra en person har signert arbeidsavtalen og frem til oppstart kan strekke seg over flere måneder. Dette er en tidsluke som bør benyttes godt. Gjøres det riktig vil det være med på å gi den ansatte et godt inntrykk av selskapskulturen, og ikke minst bygge oppunder ditt employer brand. I tillegg er det viktig at du gir organisasjonen tid til å forberede seg på å ta i mot en ny medarbeider, for det er mye som bør være på plass til oppstart. Vi kaller denne fasen for «pre-boarding».
Under preboarding bør interne ressurser bruke tiden på å sikre at systemer, adganger, utstyr og tilganger er klart til oppstartsdato. Desto mer som er klargjort og tilrettelagt før første arbeidsdag, jo fortere vil den ansatte bli produktiv og bidra til å skape verdier i selskapet. Ikke vent i det lengste med å bestille pc og mobil, installere programmer eller få andre essensielle arbeidsverktøy på plass.
Videre bør faglig dokumentasjon, nødvendig informasjon, plan for møter med nøkkelpersoner og eventuelle opplæringsprogram være klare. Jo tidligere du har alt dette på plass, jo bedre.
Glem heller ikke å inkludere deres kommende kollega når det kommer til sosiale happenings, enten de er digitale eller fysiske. Dette kan for eksempel være et Teams-møte, en Zoom-Kahoot, kaffe eller lunsj med avdelingen, et møte med mentoren, eller lukkede sosiale mediekanaler.
Deltar dere på fellesmøter, faglige samlinger eller seminarer? Hør med den nyansatte om hen har anledning til å delta. Loop gjerne den nyansatte inn i viktige bedriftsoppdateringer, send en mail eller ring på videochat for å fortelle at dere gleder dere til at hen er på plass. Dette vil bidra til å bygge tilhørighet og lojalitet.
.
Sjekkliste for hva du bør huske på i tiden frem til første arbeidsdag:
Som leder bør du holde den nyansatte jevnlig oppdatert med daglige videomøter i den første tiden.
Så er dagen kommet. Første arbeidsdag i ny jobb – i nytt selskap.
Forventningene er sannsynligvis, enten du liker det eller ikke, høye. Du har inntil et kvartal på deg til å sørge for at forventningene som ble etablert underveis i rekrutteringsprosessen, representerer den virkelige hverdagen. Undersøkelser viser nemlig at de fleste nyansatte bestemmer seg i løpet av de første 90 dagene på om dette er et sted de ønsker å fortsette, eller ikke.
En god onboardingprosess er en prosess som har blitt testet, justert og fintunet over lengre tid, men vi må alle begynne et sted. Lag en plan og sett onboardingen i system. Da sikrer du lik praksis ved like ansettelser.
Den første uken bør den nyansatte få bruke tiden til å bli kjent med organisasjonen, avdelingen, nøkkelpersoner, ambisjonene, verdiene, målsetningene og systemene – for å nevne noe. Om bedriften primært jobber hjemmefra, bør planen tilpasses digitalt deretter.
Som leder bør du sette av tid til å gå igjennom prioriteringer og ansvaret som ligger i stillingen sammen med din nye medarbeider. Forklar godt hvordan dere jobber, hva som er forventningene til den nyansatte og sett av nok tid til å svare på alle spørsmål som måtte dukke opp. Hva slags opplæring den nyansatte trenger er avhengig av mange faktorer, så dette må tilpasses den enkelte.
Er det mange som begynner innenfor samme tidsrom, kan det være lurt å ha et felles opplegg hvor de sammen får grunnleggende informasjon om selskapet, markedet, lover og regler, retningslinjer, ambisjoner, verdier, merkevare, interne systemer, HR, praktiske ting, personalhåndboken, med mer. Dette vil skape ferske relasjoner på tvers av organisasjonen som vil være positivt på lang sikt.
Mange virksomheter har valgt å ha en fadder- og/eller mentorordning. Dette er en effektiv måte å integrere den nyansatte i virksomhetens organisasjonskultur, både den formelle og den uformelle. Fadderens ansvar kan være å svare på praktiske spørsmål som systemer og rutiner, passe på at den nyansatte blir inkludert i daglige sosiale sammenkomster som lunsj og kaffepauser, og fasilitere for nettverksbygging – både internt og eksternt.
En god onboarding trygger medarbeideren og bygger oppunder inntrykk som ble gitt i ansettelsesprosessen. En god onboarding skaper gode ambassadører for selskapet og er med på å bygge selskapets employer brand.
Og ikke minst; en god onboarding gir en god start.
For både deg og din nye medarbeider.