Forfatter: Advokatfullmektig Marcus C. Linstrøm i Brækhus Dege ANS
Innsynsretten gjelder ikke bare e-postkasser, men også harddisker, filområder, mobiltelefoner og lignende. Avgjørende er om arbeidsgiver har stilt utstyret til arbeidstakers
disposisjon under utførelse av arbeidet. Det er derfor ikke adgang til innsyn i en privat laptop, mobiltelefon eller hotmail-adresse.
De nye reglene gir arbeidsgiver rett til innsyn såfremt ett av lovens to alternative vilkår er oppfylt. Dessuten må det være et legitimt behov for innsyn.
Det første alternativet er hvor innsyn er nødvendig av hensyn til virksomheten selv. Dette kan for eksempel være hvor en ansatt er sykemeldt, og det finnes viktig informasjon i den ansattes e-post som er nødvendig for driften. Arbeidsgiverens begrunnelse for å foreta innsyn må være konkret begrunnet. Det er ikke tilstrekkelig at det generelt sett vil være en fordel for driften.
Det andre alternativet er der hvor arbeidsgiver har en konkret mistanke om at e-postkassen brukes på en urettmessig måte. Dette kan for eksempel være hvor den ansatte sender ut trakasserende e-post,
virus eller laster ned ulovlig filmateriale. Også i disse tilfellene stilles det et krav om at mistanken må være konkret.
Det er derfor ikke adgang til å foreta stikkprøver.
Behovet for innsyn må dessuten være av en viss størrelse. Dette vil ikke være tilfelle hvis arbeidsgiver nokså enkelt kan finne en alternativ løsning. En uberettiget bruk av e-postkassen
må dessuten være av en slik alvorlighetsgrad at det kunne gitt grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Vanlig fritidsbruk av
e-postkassen i arbeidstiden er for eksempel ikke tilstrekkelig alvorlig, selv om det i og for seg kan være brudd på arbeidsavtalen.
Når arbeidsgiver har besluttet at vilkårene for innsyn er til stede, har arbeidstakeren rett til å bli varslet om innsynet og begrunnelsen for det. Dette skal i utgangspunktet skje før innsynet foretas. Arbeidstaker skal også få anledning
til å uttale seg og til å være til stede når innsynet skjer samt å la seg bistå av en representant. I visse tilfeller kan
varsel unnlates. Dette vil først og fremst være hvor det er tidsnød eller hvor det på annen måte er umulig eller særlig vanskelig
å varsle. I så fall skal arbeidstakeren bli underrettet om innsynet så snart det er anledning til det etter at innsyn har
skjedd.
For nærmere opplysninger, ta kontakt med partner og advokat i Brækhus Dege ANS: Henning H. Heitmann på tlf. 23 23 90 90.
